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南京理工大学实物档案管理办法(2014年修订)

时间: 2015-04-16  作者:  点击: 33

第一章 总 

第一条 为加强学校实物类档案(以下简称实物档案)的管理,充分发挥实物档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》(教育部第27号令),结合学校具体情况,特制订本办法。

第二条 实物档案是指学校在过去和现在从事教学、科研、管理、学术活动,以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。

第三条 档案馆对全校实物档案进行集中统一管理,监督、指导、检查、保管全校各单位的实物档案。各单位因特殊原因未移交档案馆的实物,应及时整理造册并将清单移交档案馆备份。

第四条 学校各单位要将实物档案的收集、归档工作纳入本单位的职责范围,明确专人负责,按期向档案馆归档。个人非职务行为产生的有价值实物,实行自愿归档原则。学校鼓励个人向学校档案馆捐赠实物,或由学校征集购买各类有价值的实物。

第二章实物档案形成和归档

第五条 实物档案的归档范围:

(一)荣誉性实物。在重大政治、经济、文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。

(二)印信实物。机构变更或撤销、合并失效的印章,包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。

(三)领导、名人的题词及字画。中央及上级机关的领导及社会知名人士为学校的题词或移交给学校的各类字画。

(四)学校发展中有纪念意义的物品。包括牌、匾等物品。

(五)本校与国内外的交往中接受或交换的礼品。

(六)各类赠品。社会组织和个人捐赠给学校的实物。

(七)其他具有保存价值的实物。

第六条 实物档案的归档原则和要求:

(一)凡是本校在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损,整理归档。

(二)任何单位或个人不得将应归档的实物据为己有或转送他人。

(三)凡归档的实物必须要有相应的文字说明,材料完整齐全。收集的实物没有明确标明主题和时间的,移交单位或个人应在移交时进行说明;奖品奖状等实物归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位;字画和礼品归档时应附清单及说明,内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。

(四)印章移交清单上的印模刻体字样必须与印章目录标识文字一致。

(五)应归档的实物一般自形成后的三个月内向档案馆移交。

第七条 实物档案归档移交清单应一式二份,经档案馆验收核对,双方签字,各持一份备查,同时提供移交目录的电子版。

第三章 实物档案管理与利用

第八条 档案馆对收集的实物按照规定进行分类、编目、著录、排架、保管。

(一)归档实物的分类:归档实物应先划分物品种类,再以“件”为单位进行整理,成套的实物以1件计。

(二)归档实物的排列:归档实物可按种类结合时间进行排列,也可按实物归档时间顺序排列。

(三)归档实物的编号:归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号,并在不影响实物品相的合适位置粘贴标签,填写档号。归档实物的档号一般由类别号、时间、件号组成。

(四)实物档案目录的编制:归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。

(五)将整理完毕的实物档案入库,并按档号顺序排架。

第九条  档案馆对接收的实物整理后应拍照并建立实物档案目录,实物档案目录要与实物之间建立准确、可靠的对应标识关系。学校对外交往中赠送给对方的重要实物,应由具体承办单位将赠送实物拍照,并负责将赠送品的照片、目录、文字说明一起移交档案馆存档。

第十条 档案馆及相关部门对每一件实物进行鉴定,判断其是否应当归档。对存有真伪疑义的实物应采取必要措施组织专家进行鉴定。

第十一条 由于实物档案既能直观地反映历史,又较为稀少,所以一般应作永久保管。

第十二条 实物档案的保管要求:

(一)实物档案作为一个门类的档案,应放入专库或专柜保管。在保证安全的前提下,可以在校史展览馆等场馆陈列保管。

(二)实物档案库房应保持整洁,注意防尘、防光、防霉,确保实物档案完好无损。

(三)存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜,应注意防虫。

(四)对于利用率低、特别珍贵的实物档案,可采用箱柜密闭进行保存。

第十三条 实物档案的借阅:

(一)实物档案原则上只对校内提供利用,校内单位须开具介绍信并说明理由,经档案馆馆长签字后方可借用,并按期归还。

(二)实物档案的使用人应妥善保管好实物原件,不得污损、遗失。实物一经转换为档案后,档案馆和实物借用单位如发生丢失和损毁实物的行为,学校将按照国家档案法追究责任。

第四章 附 

第十四条 本办法具体条款由档案馆负责解释,自发布之日起施行。