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南京理工大学声像档案管理办法(试行)

时间: 2015-04-16  作者:  点击: 68

第一章    总则

第一条  高校声像档案是指学校各单位或个人在教学、科研、管理等活动中形成的,具有保存价值的照片、录像带、录音带、唱片、光盘、磁盘、缩微胶片、幻灯片等载体形式。声像档案是高校档案的重要组成部分。

第二条  为建立、健全我校声像档案,更好地开发利用声像档案信息资源,发挥声像档案在我校各项活动中的重要作用,现根据教育部、国家档案局2008年颁布的《高等学校档案管理办法》,结合我校的具体情况,特制订此管理办法。

第三条  信息档案中心是学校声像档案的职能管理机构,负责指导各单位声像材料的形成、收集、整理、归档工作。学校各单位应积极配合信息档案中心做好声像档案的收集、整理、保管、归档工作。

第二章  声像档案的归档范围

第四条  名人类声像资料。具体包括:学校历届校领导、博士生导师、著名教授,以及在国内外具有一定影响的我校师生员工或校友的照片、录像、录音等声像资料。

第五条  学校重大活动类声像资料。具体包括:

(一)中央、省、市的领导,军队、企业及社会组织的领导来我校视察、调研和指导工作的声像资料。

(二)学校召开的各种重要会议、重要活动、重要学术讲座,以及开学典礼、毕业典礼等重大活动的照片、录像、录音等声像资料。

(三)各学院、机关、直属单位在日常活动中形成的,需要向信息档案中心移交的声像资料。

(四)学校不同历史时期的校园风光和基建活动的声像资料。

第六条  外事活动类声像资料。具体包括:各种国外代表团来访、外籍人员来校活动,授予外国专家、学者名誉教授、客座教授称号,以及参观、交流、讲学、演出等的照片、录像、录音等资料。

第七条  应届毕业生合影、证件照和校友返校活动照片。

第三章  声像档案的形成和归档

第八条  为了保证声像档案的完整与安全,丰富学校档案馆馆藏,全校凡有形成和产生声像档案的单位,应当做好声像档案的收集、整理、归档工作。形成的声像档案经整理后,应及时或分阶段向学校信息档案中心移交。

第九条  形成的声像档案应能较好地反映客观事实、突出重点。为便于利用和保管,电子照片归档时应当符合基本的像素、尺寸、存储格式等相关要求。其他音频、视频类声像资料也应当转换到普通使用格式并刻录光盘移交到信息档案中心,移交时附带目录清单和相关文字说明。

第十条  声像档案归档材料为涉密内容时,各归档单位需指定专人使用有学校涉密编号的摄录设备完成拍照、摄录任务,移交时需要将有关内容复制到光盘或涉密移动硬盘移交到信息档案中心。

第十一条  除应届毕业生合影和校友返校照片当年移交以外,其余各单位形成的声像资料的归档时间均为次年6月底。归档时,归档单位必须填写移交清单(一式两份),由信息档案中心和归档单位各执一份。

第四章  声像档案的保管和利用

第十二条  信息档案中心从事声像管理的工作人员,应将本中心形成的以及各单位归档的声像档案,分门别类,进行加工整理、登记、编目,实行统一管理,编制方便利用的检索工具和指南。

第十三条  在声像档案管理过程中,应根据声像档案载体的化学成分、物理性能等特点,进行科学的管理。库房温湿度应控制在最适合的范围内,并采用防尘、防霉、防磁、防光、防火、防蛀等保护措施。

第十四条  本校各单位、教职工,校外单位或者个人因工作需要借阅声像档案,应持本单位的证明或者个人证件,方可借阅。声像档案一般不得借出,如确需借出的,须按照要求办理相关手续。

第十五条  声像档案工作人员,应对声像档案定期检查,对破损的声像档案,应及时修复和复制,保证声像档案的完好。声像档案原则上不能销毁。

第十六条  本办法自下发之日起施行。由信息档案中心负责解释。