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南京理工大学电子档案管理办法

时间: 2015-04-16  作者:  点击: 132

第一章   总则

第一条  随着校园信息化建设工作的不断发展,校内各单位产生了大量电子档案。为了加强对电子档案管理,有效维护电子档案的真实性、完整性、安全性和可识别性,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(27号令)、《电子档案移交与接收办法》(国档[2012]7号)、《南京理工大学档案管理办法》(南理工档[2008]660号)等制定本办法。

第二条  本办法所称的电子档案,是指学校各部门在教学、科研、管理和其它职能活动中直接形成的具有保存价值并归档保存的电子文件。

第二章   电子档案的管理机构及职责

第三条  电子档案的归档单位为本校机关、直属单位及各教学、科研单位。档案馆为学校电子档案的接收和保管单位。

第四条  学校档案馆代表学校应当参与和指导电子文件的归档工作,并建立相应的工作制度,对本校电子档案的形成、积累、鉴定、归档、保管与利用实行全过程管理。学校各单位应指定专人负责本单位的电子文件归档工作,将电子文件的归档纳入相关人员的岗位责任。

第五条  电子文件的形成、积累与鉴定由电子文件制作人员具体操作,收集、整理和归档工作由各单位指定人员负责。为确保归档电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性,从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术规范。

第三章    电子档案的归档类型

第六条  电子文件按照内容及存储格式,类型分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。文件格式代码:T文本文件;G图形文件;I一图像文件; V一影像文件;A—声音文件;O超媒体链结文件;P—程序文件;D数据库文件

(一)文本文件(T):指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件。归档前的文本文件按形成过程分为草稿性电子文件、定稿电子文件和正式电子文件。定稿电子文件为文件形成的最后稿,记录了文件的最后修改结果,收集时需落实必要的签字手续,明确文件拟稿、核稿、签发等环节的责任者。正式电子文件为正式对外发布的,其标识应以正式文件文号注明。归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。文本文件(电子公文)转为PDF格式保存,以确保电子文件的真实性和不可改动。

(二)图形文件(G):指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件,归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题,不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

(三)图像文件(I):指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件,收集时应将其转换为通用格式。如无法转换,则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEGTIFF为通用格式。(图像文件的移交与接收执行《南京理工大学声像档案管理办法》(南理工档[2011]505号))

(四)影像文件(V):指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEGAVI为通用格式。(影像文件的移交与接收执行《南京理工大学声像档案管理办法》(南理工档[2011]505号))

(五)声音文件(A):指用音频设备获得并经计算机处理的文件,归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAVMP3为通用格式。(声音文件的移交与接收执行《南京理工大学声像档案管理办法》(南理工档[2011]505号))

(六)数据库文件(D):指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBFXLS文件为通用格式。

(七)计算机程序(P):指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,收集时则用连同专用软件一并收集归档。

四、电子档案的移交

第七条 电子档案移交单位是学校各类电子文件的形成单位,负责对本单位需要移交的各类电子文件的形成和日常管理,在一定期限内,按照档案馆的要求由专人向档案馆负责移交。

第八条 电子档案移交单位要根据本单位的档案归档范围,收集、整理、保管电子文件,归档纸质档案时原则上也要移交相应的电子文件。

第九条 电子档案的移交分为在线移交和存储载体直接移交两种方式。其中,在线移交是指在不改变原存储方式和位置的情况下,通过计算机网络实现电子文件向档案馆移交的过程。存储载体直接移交是指将电子文件的存储载体直接向档案馆移交。

第十条  电子文件的在线移交需要在办公系统内完成。归档单位、学校信息化部门、档案馆应按照电子文件的流程管理需要,在校园网的办公系统内设置必要模块。电子文件在系统内完成草拟、审阅、发布后,由电子公文的承办人在线提交到归档界面,待档案人员在线审阅后确定是否符合在线归档要求,电子档案在线移交后再转入档案馆的数据库进行接收和保管。

第十一条  电子文件存储载体直接移交的要求如下:

(一)电子文件承办人应根据归档范围,在载体上标注文件内容、类别、存入日期及编号等,涉密电子文件要标明密级。

(二)同一年度的归档电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中,不同年度的电子文件不得存储在同一载体中。涉密电子文件应单独拷贝。

(三)特殊格式的电子文件,移交时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件,数据库结构字段名为非汉字的结构,移交时应附数据库结构说明书,标明每个字段的汉字名称;若记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示,以确保数据库信息的可利用性。

第十二条  电子文件的移交部门一般应在每年6月底前,将上年度办理完毕的属于归档范围的电子文件向学校档案馆移交归档,数据库文件可定期向档案馆移交归档。各单位电子文件操作员对移交的电子文件要进行文件的真实性、完整性、有效性检验,发现问题及时采取补救措施。电子文件的背景信息和元数据的保管期限和密级应当与内容信息的保管期限和密级保持一致。

第十三条  移交单位需将本单位形成的,具有查考利用价值的电子文件定期备份,同时拷贝到光盘上脱机保存。需要移交给档案馆的电子文件,应在内容、相关说明及描述上与同时存在的纸质或其他载体形式的文件保持一致。

第十四条  移交单位应指定专人负责将电子文件整理,并按照规定移交给档案馆。电子文件归档必须办理交接手续,双方签字盖章。移交清单一式两份,一份留存电子文件形成单位,一份留存校档案馆。

五、电子档案的接收与管理

第十五条  档案馆在接收电子档案时,要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验。检验载体有无划痕,核实归档电子文件的真实性、完整性及有效性,核实背景资料等是否齐全。

第十六条  档案馆要配备与电子文件形成单位相互兼容的计算机及软、硬件系统,保证归档电子文件的有效识读。档案馆一般只接收保管定稿电子文件和正式电子文件。文本文件(电子公文类)转为PDF格式保存,以确保电子文件的真实性和不可改动。

第十七条  档案馆的电子档案接收人员,对于移交的电子档案进行接收检查后,符合归档要求时方可与移交人员办理接收手续。

第十八条  档案馆对于接收后的电子档案要及时整理、分类、编号,对于一些重要的电子档案还需要转换格式或者异质备份。对于归档后的电子档案的复制、查阅等利用环节需要按照相应规定办理相关手续。涉密电子档案的接收、保管、利用等环节需要严格按照学校保密管理规定审批、利用,确保涉密电子档案信息安全。

第六章  附则

第十九条 本办法自发文之日起施行,具体条款内容由学校档案馆负责解释。