今天是 历史上的今天发生以下重大事情:
当前位置: 首页  规章制度  档案工作

南京理工大学外事档案管理办法(2014年修订)

时间: 2015-04-16  作者:  点击: 52

第一章  总 

第一条  为了加强学校外事档案工作,充分发挥外事档案在学校各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令),结合我校实际情况,制定本办法。

第二条  外事档案是指学校有关人员出席国际会议(含在国内举办的)、出国留学、进修、访问、考察、合作研究及学校聘请外籍和港澳专家来校讲学、技术合作,以及人才交流活动中所产生的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。

第三条  外事档案必须由学校实行集中统一管理,以确保其完整、系统、准确和安全。学校外事管理部门、国际教育机构,以及其他涉及外事工作的职能部门均为外事档案形成单位,负责将本单位形成的外事类文件材料及时整理并定期向档案馆移交。

第四条  外事档案形成单位应明确具体人员做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。档案馆应对外事档案形成单位的档案工作及时进行指导和监督。

第二章文件材料归档范围

第五条  外事工作的管理文件:

(一)上级关于外事工作的规定、指示、意见等;

(二)学校外事工作的会议记录及大事记录;

(三)学校外事工作的计划、请示、报告、总结及上级批复等;

(四)外事工作的统计报表等。

第六条  来校讲学、授予名誉学位及头衔的文件材料:

(一)外籍学者或团体来校参观访问活动中形成的有关文件材料;

(二)聘请来校任教的外籍、港澳台专家的报告、批复以及有关问题的信件等;

(三)举办国际讲学班、培训班的请示、报告、批复和计划、名单、总结等;

(四)本校授予境外人员名誉学位及头衔、本校人员接受境外高校授予名誉学位及头衔的材料。

第七条  出国访问及深造、国际学生、港澳台学生等文件材料:

(一)出国研究生、进修生、访问学者的计划、报告和批复文件,在国外期间研究课题、学位课程成绩、学术论文及其评价、学位证书(复印件)、学术成果等材料;

(二)出国考察、访问、讲学人员的报告及批复文件,讲学、考察、总结等材料;

(三)国际学生、港澳台学生的学籍、进出境审签、成绩单、入学及毕业生名单等材料。

第八条  外事类声像资料:

(一)外事工作中形成的会议、重大活动的声像资料;

(二)出国考察、访问、讲学、进修等声像资料;

(三)国际学生、港澳台学生在校期间形成的声像资料。

第九条  国际合作方面的文件材料:

学校与国外、港澳台地区的高校及其他组织机构所签署的合作协议、合同、备忘录等文件材料。

第三章  文件材料整理

第十条  外事档案形成单位的专(兼)职档案员,应根据外事类文件材料的形成规律,以及内容、价值、数量和载体等实际情况,保存文件材料之间的有机联系和便于查考利用的原则,将外事文件材料进行整理,组成一个或数个案卷(盒)。

第十一条  外事档案文件材料整理时,对各项外事活动中的上级文件及学校的请示报告等文字材料,按年度—事项(事由)标准分类组卷,各阶段密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;正本在前,原稿(定稿)在后。文件材料经初步整理后,文件内应逐页编写页号。应归档纸质文件材料中,有文件审签单的,应与文件正本、定稿一并归档。

第十二条  外事类文件材料整理时,卷(盒)内的每页要打页码,填写卷内目录和备考表,案卷的封面要写上案卷标题,题名要简明确切,归档后由档案馆按照馆藏档案标准进行整理。

第四章   文件材料归档

第十三条 应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档,文件材料的电子版内容应与归档纸质版内容要一致。档案馆应及时将接收的电子公文数据进行物理归档并做好数据备份。

第十四条  外事档案形成单位整理好文件材料后,可按时或与档案馆约定时间移交文件材料并办理移交手续,移交清单应一式两份。档案馆对归档文件材料进行审核,对不符合规定的材料,归档人员应及时整改或者重新整理。档案馆确认移交材料符合归档要求后,交接双方要在移交清单上签字并各留一份备考。

第十五条  外事档案的文件材料,一般应于次年六月底前归档至档案馆。归档单位自行留存的具备参考价值的文件材料,应在整理的基础上,编制档案目录,如果外事档案形成单位的档案管理人员发生岗位变动,应办理档案移交手续并保管好各类档案移交清单。

第五章档案保管与利用

第十六条  档案馆应将整理完毕的外事档案,按年代—问题(事由)的分类标准进行排列上架(柜)。档案内的文件如有损坏或字迹模糊、褪变,应及时修补或复制。

第十七条  保存外事档案的档案库房,必须设置各类防火、防盗、防虫、防尘、恒温、恒湿及视频监控等设施。档案馆应定期对馆藏外事档案进行检查,发现安全隐患或意外事故,应及时采取措施处理。

第十八条  借阅、摘抄、复制外事档案必须办理登记手续,档案原件原则上不得外借,确因工作需要借出时需办理申请并经档案馆批准。涉密外事档案的利用,按照学校保密规章制度办理审批手续。

第十九条  外事档案利用者严禁在档案文件上填注、涂抹、改字、圈点、划杠、翻印、抽取、拆散、转借或擅自将档案带出档案保管场所。档案归还时,档案管理员要逐张检查清点,确保档案的完整性。

第六章  附 则

第二十条  本办法的具体条款由档案馆负责解释,自发布之日起施行。