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南京理工大学仪器设备档案管理办法(2014年修订)

时间: 2015-04-16  作者:  点击: 128

第一章   

第一条  为进一步加强仪器设备档案的管理,更好地为学校教学、科研、管理等各项工作服务,根据教育部制定《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)、原国家教委制定的《高等学校仪器设备档案工作规范》和原国防科工委制定的《国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定》的要求,结合学校实际情况,制定本办法。

第二条  凡是作为学校固定资产的设备、仪器,在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中,直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机资料均属仪器设备档案(以下简称设备档案)。设备档案实行集中统一管理,以保证设备文件材料的完整、准确、系统。

第三条  设备档案工作是学校设备管理工作的重要内容,应与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作环节紧密结合,实现设备管理工作与建档工作的四同步,即:设备项目计划下达同时提出归档要求、检查计划实施同时检查所形成的文件材料的积累情况、设备项目审计同时鉴定文件材料的符合性、设备项目竣工验收前完成设备档案验收。

第二章  职责分工

第四条  档案馆、国有资产管理部门、各级设备使用单位共同构成设备档案工作系统,互相配合完成设备档案管理工作。

第五条  档案馆负责指导、监督、检查、协助国有资产管理部门及设备使用单位做好设备文件材料的形成、积累和整理归档,负责设备档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用。

国有资产管理部门应建立、健全有关的管理制度,确保设备档案工作全面纳入设备计划、采购、管理工作之中,并监督各部门执行。负责及时收集、整理设备从申购到验收完毕、安装、调试运行过程中的管理性文件并指导设备档案的鉴定。

各级设备使用单位负责及时收集、整理设备的技术性文件。对设备的使用、维修、改造应留有记录,确保设备文件的完整、系统、准确。

设备材料归档人员应督促技术人员形成和积累设备文件材料,并定期收集;认真做好设备随机文件材料的清点、整理、组卷,及时向档案馆归档。

第六条  对设备使用单位购买价值10万元以上的单台()设备,以及非自筹资金购置的10万元以下的设备,未在设备验收报告上盖有档案馆归档材料齐全完整章的,国有资产管理部门不予开具验收单,财务处不予报销。

第三章  归档范围

第七条  设备档案归档的主要内容包括:综合管理文件、项目审批和执行阶段的管理性文件以及具体设备在申购、验收、安装、调试运行等环节形成的各种载体的文件材料。

第八条  设备档案归档的重点是仪器设备在各个环节形成的各种载体的文件材料,包括设备采购文件、随机技术文件、使用资料等。使用自筹资金购置的单台()10万元以下设备的随机文件资料由设备使用单位按照设备档案管理要求自行保管。

设备采购文件包括:请购报告,可行性论证及评审文件,主管部门和主管校领导批示及有关部门的批复文件,招投评标文件,采购合同,与厂商洽谈记录,备忘录及与购置设备有关的来往信件等。设备采购文件由国有资产管理部门负责归档。

随机技术文件包括:合格证,使用说明书,装箱单,附件及备件清单,进口设备的证书,安装调试、培训、测试、验收记录,随机带来的所有技术文件、图纸等。随机技术文件由仪器设备使用单位负责归档。

使用资料包括:设备验收报告,索赔资料,精密仪器设备技术档案,检修记录,使用记录,故障报告,重大事故的调查分析处理意见,在日常使用维护中产生的图纸和文件材料等。使用资料由仪器设备使用单位负责归档。

第四章  归档要求

第九条  国有资产管理部门和设备使用单位应明确设备材料归档人员,负责集中管理设备文件材料。归档的文件材料必须真实准确、全面系统反映设备项目建设和购置使用的全过程。为便于保管和利用,设备文件材料应按其自然形成顺序和有机联系排列。

第十条 设备档案建档工作应与设备投资项目建设进程同步。从设备项目规划开始,应落实设备材料归档人员,参照归档范围收集整理项目执行过程中形成的文件材料。需归档的设备文件材料,由设备材料归档人员按要求整理、立卷后统一归档,任何个人不得据为己有。

第十一条  归档的设备文件材料应当在设备验收完成后,由设备材料归档人员集中向档案馆移交。移交时,双方应对归档的文件材料进行认真清点、核对。

第十二条  归档的设备文件材料应字迹工整,图样清晰。禁止使用易褪色的书写材料和纸张书写、绘制。归档文件一般应为原件。

第十三条 档案验收是设备投资建设项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或者档案验收不合格的,原则不得进行或者通过设备投资建设项目竣工验收。

第五章  设备档案的管理、利用

第十四条  档案馆对已接收的设备档案进行整理、编目、建账,编制检索工具,设专门库房或专用档案柜保管。设备档案应排列有序,便于查找和利用。

第十五条  档案馆应统一保管设备电子档案。随机光(U)盘,不能与纸介质档案同卷混放,应按保管要求单独存放。

第十六条  经常使用的设备使用说明书等随机技术文件,在办理归档手续后,设备使用单位可以短期借用。

第十七条  本校教职工凭工作证,在说明利用目的和范围后均可查阅和利用本单位的设备档案。查阅非本单位设备档案需经原归档单位的领导审批。

第十八条  在校学生经指导教师批准,可凭学生证查询、借阅,参照第十六条规定利用本专业的设备档案。

第十九条  国有资产管理部门应将每年报废的仪器设备清单及时向档案馆归档移交,由档案馆列出报废的仪器设备的随机文件资料销毁清册,经仪器设备使用单位及国有资产与实验室管理处领导同意,报主管校领导审批后,由销毁人、监销人共同销毁,并在销毁清册上签字,销毁清册应作为档案永久保存。

第六章   

第二十条  本办法具体条款由档案馆负责解释,自发布之日起施行。

 

 

 

 

 

 


附件:

仪器设备文件材料归档范围和保管期限表

序号

文件材料归档范围

保管期限

SB11     

1

仪器设备综合管理

长期

1.1

上级有关仪器设备的政策、业务管理工作文件

长期

1.2

本校仪器设备管理的规章制度 

长期

1.3

设备工作计划、报告、总结、调查材料  

长期

1.4

本校仪器设备购置计划、报告及经费分配方案

长期

1.5

本校仪器设备的移交清册及仪器设备报废文件、调拨报告             及批复

长期

1.6

本校关于仪器设备业务工作的综合性统计材料

长期

2

仪器设备固定资产投资项目综合管理

长期

2.1

仪器设备固定资产投资项目的立项阶段文件(含请示、批复及方案评审文件等)

长期

2.2

仪器设备固定资产投资项目的可行性论证阶段文件(含请示、批复及方案评审文件等)

长期

2.3

仪器设备固定资产投资项目的初步设计阶段文件(含请示、批复及方案评审文件等)

长期

2.4

仪器设备固定资产投资项目的计划调整阶段文件(含请示、批复等)

长期

2.5

仪器设备固定资产投资项目的“三同时”文件(含环境影响评价、劳动安全评价、职业病防护设施评价及消防评价)

长期

2.6

仪器设备固定资产投资项目的中期检查报告、财务审计 报告及批复、档案验收阶段文件等

长期

SB12    仪器设备文件

1

计划购置阶段

 

1.1

购置批复

长期

1.2

招投标文件:招标申请、审核复函、招标委托协议、招标公告、招标文件、投标文件。评标文件、中标通知书、中标公告

长期

1.3

合同、合同附件、技术协议、补充协议、代理授权书

长期

1.4

进口设备外贸合同、报价单

长期

1.5

重要来往函件、电文

长期

1.6

进口货物报关、减免税证明表

长期

1.7

商检及索赔文件

长期

2

开箱验收、安装调试阶段

2.1

开箱验收单

与设备共存

2.2

装箱单、合格证(质量证书)、检测报告、出厂精度检验单、校准证书、校准报告、安全证明、图样、技术条件、使用维护手册、编程手册、说明书、校验标准、验收规程、随机备件图册(清单)、检定证书(报告)等随机文件

与设备共存

2.3

仪器设备移交使用单位的附件和随机工具清单

与设备共存

2.4

开箱检验记录

与设备共存

2.5

设备安装调试记录、测试记录

与设备共存

2.6

安装竣工图、基础施工图、电气接线图、安装工艺规程、测量记录等

与设备共存

2.7

存在问题及处理意见(验收备忘录)

与设备共存

2.8

验收记录(中、英文)

与设备共存

2.9

计算机及管理系统软件文件;软件使用许可协议、系统安装测试记录、验收鉴定报告;

与设备共存

2.10

培训技术资料及培训记录

与设备共存

2.11

校固定资产、验收报告

与设备共存

3

使用维修阶段

3.1

设备履历书、履历卡

与设备共存

3.2

仪器检定证书

与设备共存

3.3

设备修理、维修记录

与设备共存

3.4

设备保养记录

与设备共存

3.5

精、大、贵、关仪器设备机时统计表

与设备共存

3.6

重要设备维护保养和安全操作规程

与设备共存

3.7

仪器设备事故分析、记录及处理结果报告

与设备共存

4

改造阶段

4.1

合理化建议及处理结果

与设备共存

4.2

仪器设备改造、改装的报告及批复

与设备共存

4.3

改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布置图

与设备共存

4.4

仪器设备改造、改装的验收文件

与设备共存

4.5

仪器设备报废技术鉴定书、请示及批复文件

与设备共存

4.6

技术鉴定及成果申报奖励文件

与设备共存