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南京理工大学基建档案管理办法(2014年修订)

时间: 2015-04-16  作者:  点击: 52

第一章   

第一条 为加强学校基建档案工作,提高基建档案的形成质量和管理水平,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发19984号)等法律、法规,结合我校具体情况,制定本办法。

第二条 基建档案是在基本建设管理和基本建设工程项目(包括新建、改建、扩建及维修与装饰等)活动过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体的材料。基建档案是基本建设工作的原始记录,必须实行集中统一管理,确保基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第三条  基建档案要纳入基本建设工作计划、管理制度和相关人员的职责范围中,实现基建档案建档工作与基本建设项目建设同步管理。

第二章  基建档案归档范围

第四条  凡是学校的建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程,在规划、设计、施工、改建、维修和管理过程中形成的,对学校和社会有参考价值和凭证作用的文件材料,均属归档范围。

第五条  基建档案归档的主要内容:综合管理文件、可行性研究文件、设计基础文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、检测文件、竣工文件等。

第三章 基建档案归档要求

第六条  学校在与有关单位签订基建工程勘察、设计、施工、监理、检测及大型设备购置合同时,应设立专门条款,明确其提交相应文件材料归档的责任。对没有提供准确完整的归档文件材料者,必须在合同中约定予以追究。

第七条  归档的基建文件材料,必须真实准确地反映基建管理和项目建设的全过程,与客观实物相吻合,遵循其自然形成规律,保持其有机联系,便于保管和利用

第八条  凡需归档的基建文件材料格式应统一,纸质优良,字迹工整,耐久保存,图像清晰。

第九条  归档的竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位,真实反映项目竣工验收时的实际情况。同时,竣工图的电子版也应一并归档。

第十条  文件材料禁止使用易褪色的书写材料书写、绘制。

第十一条  归档文件一般应为原件,特殊情况复印件也可归档。

第十二条  基建项目审计中形成的文件材料由基建处负责收集、整理,并向档案馆移交。

第十三条  为保证竣工图与工程现状相符,凡在改建、扩建、使用、维修、加固改造过程中,工程发生变更时,必须填写更改通知单或重新出图。

第四章 基建档案形成和归档

第十四条 基建档案建档工作要与基建项目建设进程同步。基建项目在立项的同时就要落实有关人员,参照归档范围,及时进行对归档文件材料的积累和审查。

第十五条  基建档案归档工作实行分工负责制。基建处负责新建项目文件材料的收集整理,并对项目承包单位的归档工作予以组织和协调。改建、扩建及维修责任部门负责各自组织的对原有房屋或地上地下管线改造、维修中形成的文件材料的收集整理。凡需归档的基建文件材料,必须按时移交本部门兼职档案员统一归档,任何个人不得据为己有(必要时可留存复制件)。

第十六条  基建档案应当按时归档。基建档案应当在工程项目竣工验收三个月内,由兼职档案员按项目集中向档案馆移交归档。归档时,双方应对归档的文件材料进行认真清点、核对,做到准确无误、齐全完整。并填写归档移交清单,一式二份,双方各执一份,作为移交凭证,以备查考。

第十七条  基建档案归档时,基建处或项目建设责任单位负责按单项工程编制《基建项目档案形成说明书》。

第十八条 档案验收是基建项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或者档案验收不合格的,原则不得进行或者通过基建项目竣工验收。

第五章 基建档案管理与利用

第十九条 档案馆负责对接收进馆的基建档案进行分类、编目,装盒入库,妥善保管。档案库房要采取防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施,定期进行安全检查,最大限度地延长档案寿命,确保档案安全

第二十条 档案馆要增强服务意识,积极使用计算机网络技术,开展基建档案数字化处理,逐步实现基建档案管理信息化、网络化,为开发利用基建档案信息资源创造便利条件。

第二十一条 查阅基建档案需按规定办理借阅手续基建档案主要提供本校人员利用,若校外人员需查阅基建档案,需经基建处或档案馆领导审批。

第二十二条  基建档案原件只有一套,原则一般不外借。如需借出,必须按规定时间归还。造成基建档案丢失者,将追究当事人责任。

 

第二十三条  对建筑物已不存在的基建档案,应进行鉴定销毁。凡已失去保存价值的档案资料,经相关业务部门审查,报主管校领导批准,登记造册后方可销毁。保密的档案资料应按学校保密规定进行管理。

第六章 附 

第二十四条 办法适用于我校各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程项目(含修缮和改造工程)的档案管理。

第二十五条  本管理办法自发布之日起施行,由档案馆负责解释。原《南京理工大学基本建设档案管理办法》同时废止。

 


附件1

基本建设项目文件材料归档范围及保管期限表

序号

文 件 材 料 名 称

保管期限

综合管理文件

 

1

上级主管部门关于基建工作的通知、规定、条例等文件

长期

2

学校有关基建工作给上级的请示、报告及批复

长期

3

学校基建工作的计划、报告

长期

4

学校各种管线工程(地上、地下)分布图及有关资料

永久

5

学校地质勘探、地形测量材料及图纸,校园建设规划、总平面图

永久

6

学校房屋扩建、改建、重建、拆迁等问题给校领导的请示、报告及批复

长期

7

基建中形成的其他有价值的材料(包括照片、声像材料等

长期

可性行研究、任务书

 

1

上级关于工程立项的通知、文件

永久

2

建设单位工程立项申请报告

永久

3

项目建议书及批复

永久

4

可行性研究报告、专家评审意见及批复

永久

5

项目评估、论证文件

永久

6

项目调整的请示、报告及批复

永久

7

环境预测、调查报告、环境影响报告书及批复

永久

8

设计任务书、计划任务书及报批文件

永久

9

项目资金来源(投资、集资、贷款)

永久

设计基础文件

 

1

工程地质、水文地质、勘察设计合同、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明

永久

2

地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装、测量定位、观测记录

永久

3

水文、气象、抗震等其它设计基础材料

永久

设计文件

 

1

总体规划设计(一般保存在设计单位)

永久

2

初步设计及批复、初步设计调整报告及批复

永久

3

技术设计

永久

4

施工图设计

短期

5

工程设计计算书

长期

6

设计评价、鉴定及审批(一般保存在设计单位)

永久

7

工程总平面图

永久

工程管理文件

 

1

工程环境污染、人防安全等方面的评估审批文件

永久

2

工程建设位置图与城建部门的批复文件

永久

3

建设工程选址申请及选址规划意见通知书、征用土地申请及批准文件、国有土地使用权证、用地规划许可证、建设工程规划许可证、规划验收合格证及附图、红线图、征地拆迁、补偿批准文件、协议书

永久

4

承发包合同、协议书、合同变更文件;索赔等涉及法律事物的文件;招标、投标、议标、评标文件;中标通知书、租赁文件

永久

5

有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划、概算、预算管理、差价管理文件

永久

6

施工执照、工程施工许可证

永久

7

环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件;水、暖、电、煤气、通信,排水等配套协议文件

永久

施工文件

永久

1

土建施工文件

 

1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

2

施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

长期

3

原材料及构件出厂证明、质量鉴定

长期

4

建筑材料试验报告

长期

5

设计变更、工程签证单、材料代用核定审批

长期

6

施工定位测量、地质勘察

永久

7

土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图

永久

8

施工记录、日记、大事记

长期

9

隐蔽工程验收记录

永久

10

工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

长期

11

分项、分部、单位工程质量检查、评定。工程综合质量评定表

长期

12

交工验收记录证明

长期

13

施工总结、技术总结

永久

14

竣工报告、竣工验收报告

永久

2

设备及管线安装施工文件

 

1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

2

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施

长期

3

设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

4

焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

长期

5

隐蔽工程检查验收记录

长期

6

强度、密闭性试验报告

 

7

设备调试记录

长期

8

施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

长期

9

系统调试、试验记录

长期

10

管线清洗、通水、消毒记录

长期

11

管线标高、位置、坡度测量记录

长期

12

中间交工验收记录证明、工程质量评定

长期

13

竣工报告、竣工验收报告

长期

3

电气、仪表安装施工文件

 

1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

长期

2

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施

长期

3

设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

4

调试、整定记录

长期

5

性能测试和校核

长期

6

施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

长期

7

操作、联动试验

长期

8

电气安装交接记录

长期

9

中间交工验收记录、工程质量评定

长期

10

竣工报告、竣工验收报告

长期

监理文件

 

1

监理单位招标、投标文件

长期

2

监理资质证书

长期

3

监理合同、协议、监理大纲、监理规划、监理细则

长期

4

施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审文件

长期

5

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔及付款报审

长期

6

开(停、复、返)工令、许可证、中间验收说明书

长期

7

设计变更、材料、零部件、设备代用审批文件

长期

8

协调会审纪要、监理工程师令、批示、来往函件

长期

9

工程材料监理检查、复检、实验记录、报告

长期

10

监理日志、监理周(月、季、年)报、备忘录

长期

11

各项测控、测量成果季复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录

长期

12

工程质量事故、施工安全事故报告

长期

13

工程进度计划、实施、分析统计文件

长期

14

变更价格审查、支付审批、索赔处理文件

长期

15

单元工程检查及开工签证、工程分部项质量认证、评估

长期

16

工程监理总结报告

长期

17

主要材料及工程投资计划、完成报表

长期

18

监理工作声像文件

长期

竣工文件

永久

1

工艺平面布置图

永久

2

项目竣工验收报告

永久

3

全部竣工图

永久

4

项目质量评审材料

永久

5

工程现场声像材料

永久

6

工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明

永久

7

主要材料消耗、器材清单

短期

8

交付使用的固定资产文件

永久

9

环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件

永久

10

竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件

永久

11

项目总体验收报告及审批材料

永久

12

项目评优报奖申报材料、批准文件及证书

永久

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2

基建项目档案形成说明书

                                          

密级:

 

 

基建项目档案形成说明书

 

 

 

工程代号:

工程名称:

 

 

 

编制:

校对:

审核:

批准:

 

(共   页)

南京理工大学

       

 


工程概况

工程代号

 

工程名称

 

建设地点

 

建设用途

 

勘察单位

 

资质等级

 

设计单位

 

资质等级

 

施工单位

 

资质等级

 

监理单位

 

资质等级

 

项目经理

 

工程监理

总监

 

安全员

 

建设单位

工程负责人

 

开工日期

 

竣工日期

 

建筑面积

 

结构类型

 

工程

造价

 

框架类型

 

基础类型

 

  

 

建筑拔高

 

地上面积

 

地下

面积

 

人防等级

 

抗震等级

 

屋面

构造

 

地基与基础

 

柱内外墙

 

外墙装饰

 

内墙装饰

 

楼地面装饰

 

梁板楼盖

 

防火装置

 

机电系统

名称

 

备注

 

 

施工情况简介

工程质量评定及结论意见

存在问题

 

档案形成情况

 

工程竣工照片(外部)

工程竣工照片(内部)