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南京理工大学财会档案管理办法(2014年修订)

时间: 2015-04-16  作者:  点击: 34

 

第一章 总 

第一条 为加强财会档案管理,统一财会档案管理制度,更好地为学校教学、科研、管理等工作服务,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》以及国家财政部、国家档案局《会计档案管理办法》(国家档案局〔199832号),结合我校实际情况,制定本办法。

第二条 财会档案是指学校财务处和二级会计单位(见附件2)在财务管理和会计活动中产生的管理性材料及会计凭证、会计账簿和财务报告及工资等会计核算专业材料,是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。

第三条 本办法适用于学校财务处及二级会计单位。

第二章 财会档案管理职责

第四条 财会档案由校档案馆集中统一归口管理。档案馆与财务处共同开展财会档案的业务指导、监督和检查。档案馆负责进馆的财会档案的存放、查阅和保管期满后的销毁等工作。为确保财会档案的完整、系统、安全,各会计单位要明确一位领导分管财会档案工作,并设专人或兼职人员具体负责本单位财会档案的整理、保管、利用、归档、查阅等工作。

第五条 学校财务处应设立会计档案室,并指定专人负责未归档的财会档案日常管理和会计档案的查阅工作。二级会计单位也应明确财会档案管理的负责人,并设立专门保管未归档财会档案。

第六条 财会档案形成部门负责人要重视财会档案管理工作,要保证财会档案管理必要的经费和设施(包括必要的存放地点、存放设施等)。

第三章 财会档案归档范围

第七条 学校的财会档案分为五类:会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、工资类和其他综合类。

第八条 会计凭证包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证。

第九条 会计账簿是指以会计凭证为依据,全面、连续地记录一个单位的经济业务,对大量分散的数据或资料进行归类整理,逐步加工成有用的会计信息的账簿。会计账簿包括总账、明细账、日记账、其他辅助账簿等。

第十条 财务报告指用来反映会计实体财务状况和事业发展成果(或经营成果)的总结性书面文件,包括会计报表、附表以及财务情况文字说明等。

第十一条 工资类包括工资名册、工资转移、证明、通知存根。

第十二条 其他综合类包括银行存款余额调节表,银行对账单,会计科目和项目编码及使用说明,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案保管清册,会计档案销毁清册及上级和本校有关财务会计工作的文件材料。

第四章  财会档案整理立卷

第十三条 财会档案采用“年代—会计机构—类别”分类编号方法。即把一个会计年度内所形成的财会档案先按立档机构,再按案卷类别系统排列。

第十四条 组卷时根据会计材料的形成规律,原则上保持原卷、册封装,外加案卷封套装置组成财会档案案卷。组卷时,还须预先剔除文件材料中的金属材料和空白纸张,案卷装订厚度3厘米左右为宜。账簿启用表及交接表应填写齐全,并正确填写账户目录。目录应记明每个明细账户的名称和起止页数,不能只填科目代码而不填会计科目名称。账簿内有情况说明须在卷内备考表中注明。

 

第五章 财会档案归档

第十五条 财务处当年形成的财会档案,在会计年度终了后,在原单位保存二年,二级会计单位当年形成的财会档案,在会计年度终了后,在原单位保存三年。保存期满之后由会计机构编制移交清册,并同档案一起向档案馆移交。

第十六条 财务处及二级会计单位应将保管期限为15年以上的档案,填写《财会档案案卷目录》一式二份,连同案卷一并移交档案馆。经检查符合要求后,填写《归档交接单》,档案馆与财务部门各执一份。归档时间:每年三月为财务处归档月,每年九月为二级会计单位归档月。

第六章  财会档案管理利用

第十七条 档案馆对接收的财会档案,要认真核对、及时编号、分类入柜上架,并保持原卷册封装,特殊情况需要拆封重新整理时,应会同财会档案形成部门经办人共同整理。

第十八条 财会档案形成部门对已归档的会计档案增减要及时登记,并在备考表备注说明原因。

第十九条 财会档案的保管期限为永久、定期两类,定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年、25年(财会档案的保管期限,从会计年度终了后的第1天算起),学校档案馆原则上只接受保管期限15年以上的档案。保管期限不满15年的由财会部门自行保存、销毁。凡涉及外事、房地产、地契的会计凭证,应永久保存。在立卷时,应将此类凭证抽出另行组卷。

第二十条 学校档案馆、财务处和其他财会档案形成部门,应提供合适的财会档案保管条件,做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作。

第二十一条 各类财会档案除移交单位自身、审计部门外一律不得借出,如有特殊需要,必须经财会档案形成部门领导签字确认,方可借出。财会档案查阅须履行严格手续,查阅财务处财会档案时,查阅人应前往财务处财会档案室填写《财会档案查阅申请单》,经财务处领导签字同意后,持有效证件和《财会档案查询申请单》到档案馆进行查阅;查阅二级核算单位财会档案时,查阅人应前往二级会计单位会计室填写《财会档案查阅申请单》,经该单位领导签字同意后,在会计人员陪同下前往档案馆查阅财会档案。查阅财会档案时,严禁在财会档案上涂画、拆封和抽换,不得复印、拍照、抄录与申请调阅无关的内容,查阅过程中档案管理人员不得离开现场。财会档案查阅完毕,必须履行登记手续,查阅人在《查借阅登记簿》上填写查借日期、单位、姓名、档号等内容。

第七章  财会档案鉴定销毁

第二十二条 保管期满的财会档案,按照以下程序销毁:

(一)       保存在档案馆的财会档案保管期满需要销毁时,由档案馆提出销毁意见,会同财务处、审计部门共同鉴定、审查,上报学校领导审批。保存在二级会计单位的财会档案保管期满后需要销毁时,由二级会计单位向其主管部门提出销毁意见,再由校财务处、档案馆、审计部门共同鉴定、审查,经审查批准后方可进行销毁处理。

(二)       销毁财会档案前,财会档案保管部门应编制财会档案销毁清册和会计档案销毁审批报告,列明销毁财会档案的名称、卷册、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。财会档案销毁清册应归档永久保存。

(三)       销毁财会档案时,由财务处、档案馆、审计部门共同派员监销。监销人在销毁财会档案前,应当按照财会档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的财会档案。销毁后,应当在财会档案销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁日期,并签字盖章。

(四)       会计档案按上述程序销毁后,销毁人、监销人要在会计档案销毁审批报告上签名、盖章,并将监销情况以书面形式报告本单位负责人。

第二十三条 销毁财会档案时,对其中保管期满但未结清的债权、债务原始凭证及涉及其他未了事项的原始凭证、未完成建设项目的会计材料,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的财会档案,应当在财会档案销毁清册和财会档案保管清册中同时列明。

第八章   

第二十四条 本办法由档案馆和财务处负责解释,本办法自发布

之日起施行。

 


附件1

财会档案归档范围和保管期限表

类别与代号

档案名称

保管期限

备注

1会计凭证类

原始凭证、记账凭证和汇总凭证

15

 

涉及外事、房地产、地契的会计凭证

永久

 

2会计账簿类

总账、日记账、明细分类账或分户登记簿、辅助账簿

15

 

现金出纳帐、银行存款帐

25

 

涉及的外事的会计账簿

永久

 

固定资产明细账(卡片)

 

固定资产报废清理后保管五年

3财务报告表类

各种分类科目报表

15

 

月、季度会计报表(包括文字分析)

3

会计部门

自行保管

年度预算会计报表

15

 

年度决算会计报表

永久

 

4工资类

工资名册

25

 

工资转移、证明、通知存根

25

 

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册、卡片等

25

 

5综合类

上级有关财务会计工作的文件材料

长期或

永久

 

本校有关财务会计工作的文件材料

长期或

永久

 

银行对账单、银行余额调节表

15

 

会计移交清册

15

 

财会档案移交保管清册

永久

 

财会档案销毁清册

永久

 

 

附件2

财会归档单位

一、学校财务处

二、二级核算单位:

1.后勤服务中心

2.医院

3.资产经营有限公司

4.工会

5.机电总厂

6.继续教育学院

7.各企业单位财会档案