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南京理工大学科研档案管理办法(2014年修订)

时间: 2015-04-16  作者:  点击: 200

第一章   

第一条  为了提高学校科研档案的质量和管理水平,充分发挥科研档案在我校和国家经济、社会发展中的作用,根据《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)和《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发19876号)的有关规定,结合我校实际,特制定本办法。

第二条  科研档案是在科学研究管理和研究活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。它是科研活动的真实记载,是科学技术储备的一种形式,是国家和学校的宝贵财富。科研档案实行集中统一管理,确保科研档案的完整、准确、系统和安全,有利于科研档案的开发和利用。

第三条  科研档案工作是科研管理的重要组成部分,应当与科研计划管理、课题管理和成果管理等科研管理环节紧密结合,实现科研工作和建档工作“四同步”,即:下达计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

第二章  科研档案机构及其职责

第四条  档案馆、科学技术研究院、学院或同类二级管理机构共同构成学校科研档案工作系统,互相配合完成学校科研档案工作任务。

第五条  档案馆是学校档案工作的归口管理部门,负责指导、督促科学技术研究院、学院或同类二级管理机构、课题组做好科研档案的形成、积累与立卷归档工作。

科学技术研究院作为学校科研工作的归口管理部门,应督促课题组按规定将应归档的材料及时归档,并负责科研管理性文件材料和部分科研课题材料的收集、积累与归档工作。

学院或同类二级管理机构负责督促、检查本单位课题负责人做好科研全过程中档案的形成、积累与归档工作。

第三章  科研档案形成和归档

第六条  科学技术研究院、学院或同类二级管理机构等科研文件材料形成单位,应当明确主管领导,配备兼职档案人员,及时收集、整理,按时归档,确保归档材料的完整、准确、系统。

第七条  确定归档范围的原则:

(一)归档的科研实践活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用;

(二)归档的科研文件材料,必须反映科研管理、科研实践活动的全过程,保证完整、准确、系统。必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,符合科研管理和科研实践活动的成套性特点;

(三)协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一整套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属。

第八条  科研档案的归档范围:

(一)科研综合管理性文件材料:科研行政管理、科研计划管理、科研成果管理、科研经费管理、申报科学基金及有关批复及重要学术活动材料;

(二)科研准备阶段:科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件;

(三)研究实验阶段:各种载体的重要原始记录(必须经过整理),实验报告、计算材料、专利申请的有关材料、设计图纸、关键工艺文件、重要的来往文件等;

(四)总结鉴定验收阶段:工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况等;

(五)成果和奖励申报阶段:成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等;

(六)推广应用阶段:推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。

第九条  科研档案的归档要求:

(一)坚持实行科研文件材料形成单位立卷制度。课题组负责人对所承担的课题研究所形成资料的收集、整理负责。科学技术研究院、学院或同类二级管理机构对所承担科研管理工作范围内形成的档案材料的收集、整理负责。

(二)科研档案应当按时归档。科研综合管理性文件材料在次年六月底以前归档;科研课题材料在科研项目完成后两个月内归档。科学技术研究院负责管理性文件和部分科研课题材料的归档,课题组负责人负责科研课题材料的归档。归档时,填写科研档案移交目录一式二份,经档案馆清点无误后,交接双方在移交目录上签字,并各执一份存查。涉密科研档案的移交,按照《南京理工大学涉密项目保密管理方法》执行。

(三)归档的科研文件材料一律使用原件。如无原件应注明原因。归档材料必须字迹工整、图文清晰,归档文件材料不得使用铅笔、圆珠笔、红水笔、复写纸、易褪色的材料书写、绘制,科研文件材料一般归档一份,其中重要和经常使用的文件可酌加副本。

第十条  各课题组对已完成的各个科研项目进行鉴定、验收和申报奖励时,须由档案馆出具证明方可进行;科研档案归档不符合要求的项目,原则上不得进行鉴定、验收和申报奖励。

第四章  科研档案管理与利用

第十一条  科研档案管理要实行标准化、规范化,严格按照规则,对接收的科研档案进行分类、编目,同时结合学校管理工作的现代化进程,逐步实现科研档案的现代化管理。

第十二条  建立健全各项管理制度,对科研档案的接收、借阅、保管等情况进行管理,严格各项登记制度。

第十三条  科研档案的鉴定与销毁。由课题组、科学技术研究院和档案馆组成科研档案鉴定工作小组,根据科研档案科学价值,以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用,进行档案价值的鉴定。对于超过保管期限的档案进行认真审查,提出鉴定意见,编制销毁清册,经校领导批准后进行销毁。

第十四条  归档文件材料的补充:

(一)科学技术研究院和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料,经整理后向档案馆归档;

(二)档案馆科研档案管理人员对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的,可归入相关的案卷内,并填写卷内目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目。

第十五条  在科研档案的利用中,必须严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等法律法规和学校有关科研档案利用方面的管理规定。

第十六条  凡利用馆藏档案者,均应按档案馆规定办理利用手续。科学技术研究院、学院或同类二级管理机构、课题组可查阅已自身移交的档案。其他单位或个人查阅归档材料原则上需经科学技术研究院同意,查阅课题材料原则上需经该课题负责人同意。

第十七条  档案馆应当努力开发利用科研档案,为提高本校教学、科研水平,提高社会效益和经济效益服务。

(一)档案馆定期编制科研档案目录,在学校内部提供利用。并根据科研和管理工作的需要,积极创造条件,编辑各种形式的参考资料,专题汇编、文件资料等,为利用者服务;

(二)充分发挥科研档案的法律凭证作用,为保护科技成果所有权及处理科研工作中的各种权益问题提供凭证;

(三)结合本单位管理工作现代化的进程,逐步应用计算机进行档案材料的检索、汇编等,提高开发利用科研档案的能力。

第五章   

第十八条  本办法由档案馆、科学技术研究院负责解释。本办法自发布之日起施行。

  

 

 

附件:

科研课题归档范围表

研究阶段

归档范围

归档单位

保管期限

1 研究准备阶段

1.1

调研报告、可行性研究报告、课题论证、文献综述

课题组

长期

1.2

科学基金、科研课题经费申请报告及批件

科研院

长期

1.3

任务书、协议书、科研合同、委托任务书、会议记录及重要来往文函

科研院

永久

1.4

科研课题研究计划、课题计划调整或课题撤销文件

科研院

长期

1.5

实验试验方案、设计方案、调查考察方案

课题组

永久

2 研究试验阶段

2.1

试验任务书、试验大纲

课题组

永久

2.2

实验、试验、测试的重要原始记录、整理记录及报告

课题组

永久

2.3

观察、探测、观察记录、野外调查、考察记录和整理   记录及综合分析报告

课题组

永久

2.4

计算文件

课题组

永久

2.5

计算机软件

课题组

永久

2.6

机验文件

课题组

永久

2.7

理论分析文件

课题组

永久

2.8

设计文件、图样

课题组

永久

2.9

工艺文件

课题组

永久

2.10

课题阶段总结

课题组

长期

3 总结鉴定验收阶段

3.1

课题工作总结(含最终完成、阶段完成或中断)

课题组

永久

3.2

研究报告(其中国防报告由科研院归档)

课题组

永久

3.3

论文、专著

课题组

永久

3.4

科研课题经费决算

科研院

永久

3.5

科研课题成果验收、鉴定、评审文件

课题组

永久

4

奖励申报阶段

4.1

科技成果申报表及附件

课题组

永久

4.2

科技成果奖励申报与审批文件

科研院

永久

4.3

获奖凭证

科研院

永久

4.4

专利文件

专利中心

永久

5 推广应用阶段

5.1

推广应用方案

课题组

长期

5.2

技术转让合同、协议书

科研院

永久

5.3

成果推广应用中形成的技术文件及工作总结

课题组

长期

5.4

国内外同行评价及用户反馈意见

课题组

长期

5.5

成果宣传报道文件

课题组

短期

6 其它

6.1

专业会议文件

课题组

长期

6.2

标本、样品目录

课题组

永久

6.3

照片、影片、幻灯片、录音带、录像带、机读文件等

课题组

永久