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南京理工大学教学档案管理办法(试行)

时间: 2015-04-16  作者:  点击: 132

第一章  总则

第一条  教学档案是高等院校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的对国家、社会和学校有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。教学档案的质量是衡量高等院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。根据教育部、国家档案局2008年颁发的《高等院校档案管理办法》中关于教学档案管理的要求,结合我校实际特制订本办法。

第二条  教学档案实行集中统一管理的原则。教学相关单位要明确一名分管教学档案的领导,贯彻有关档案工作的政策和法规,做好档案工作的监督、检查和指导。同时明确一名档案工作人员,由各单位兼职档案员或教学秘书具体负责本单位的教学文件材料的收集整理,确保材料的完整、准确、系统和安全。

第三条  教学档案管理工作是教学管理的重要组成部分,应纳入实际教学管理工作中,与教学管理工作做到同步布置、同步检查、同步总结、同步评估。

第二章  教学档案的形成

第四条  教学档案包括教学文件和其他教学材料。

第五条  教学文件包括上级教育主管部门下达的有关高校教学工作方面的指令性、指导性文件,以及学校各单位制定的有关教学工作方面的文件,具体指培养计划、课程教学大纲、学科专业调整及建设资料、教学评估认证材料以及教学管理过程中形成的制度、规定、办法等文件。此类教学档案应永久或长期保存。

第六条  其他教学材料包括试卷、教材、毕业设计说明书(论文)、学生评教、教师评学、听课记录、学生成绩表、毕业(学位)证书存根、学位审定表、招生就业名单等等。其中招生名单、学生成绩表、毕业(学位)证书存根、学位审定表、研究生学位论文等应永久或长期保存。其他类教学档案的管理按照学校相关要求由档案形成单位进行管理。

第七条 各单位在教学管理及教学实践中形成的教学文件和其他教学材料(包括同时形成的电子文件材料)应当遵循其自然形成规律,保证其齐全、完整、准确、系统,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

凡使用计算机辅助教学管理的单位,应当保证在教学活动中直接形成的电子文件内容的真实性、完整性、系统性。并与纸质文档同时归档。

第三章  教学档案的归档

第八条  《南京理工大学教学档案归档范围及责任部门》(见附件)列出了应当归至信息档案中心的教学档案范围。未列出的其他教学归档材料应当按照学校相关要求由档案形成相关单位进行管理。

第九条  归档要求。

(一)教学档案应当按时归档。教学文件于次年6月底前归档,其他教学材料在完成一个培养周期(即学生从入学到毕业)后,于次年1月底前归档。

(二)教学档案应当确保质量。其中纸质文件材料规格应当相对统一,均用A4纸,图文清晰。归档的教学档案电子文件应当附有电子文件的元数据、背景信息和电子文件归档登记表。

(三)教学档案应由各教学主管单位审核后方能归档。

(四)归档时应当填写档案移交清单,一式两份,双方各执一份。

第十条  教学档案的工作应当充分利用原有基础,根据教学档案材料的自然形成规律,按归档范围的要求进行分类,保持文件之间的有机联系,使之条理化,便于保管和利用。

第四章  教学档案的开发利用

第十一条  档案部门人员要熟悉馆藏,主动提供以下利用服务。

(一)教学档案的查阅。利用查阅教学档案应办理有关查阅手续,并填写《档案利用登记表》。

(二)教学档案的咨询服务。指导利用者查询、利用档案,解答有关问题。

(三)教学档案的编研与信息服务。根据馆藏档案信息,编辑各种形式的参考资料、专题汇编、文件汇编等。

第十二条  利用涉密研究生学位论文及涉密教学文件,按照学校有关保密管理办法办理;摘录、复制未开放的研究生学位论文,应经档案形成单位或者本人同意。

第五章  附则

第十三条  本管理办法自下发之日起施行。由信息档案中心负责解释。


南京理工大学教学档案归档范围及责任部门

类别

归档范围

责任部门

 

 

 

教学文件

 

 

 

 

 

 

1.上级教育主管部门下达的有关高校教学工作方面的指令性、指导性文件。

学校办公室等

2.学校制定的有关教学工作方面的制度、规定、办法、条例等文件。

学校办公室、教务处、研究生院、学生工作处等

3.学校有关招生工作方面的制度、规定、办法、条例等文件。

学生工作处、研究生院

4.学校就业工作计划、总结等文件。

学生工作处

5.学生学籍变更文件(升、留级、休、转、复、退学等)。

学生工作处、研究生院

6.学生奖惩文件。

学生工作处、研究生院

7.学位审定表(附学校学位评定委员会会议纪要)。

研究生院

 

 

 

 

 

其他教学资料

 

 

 

 

 

 

1.招生录取名单。

学生工作处、研究生院

2.学生成绩单。

教务处、研究生院、各学院

3.本科毕业(学位)证书存根。

教务处、各学院

4.培养计划、课程教学大纲等

教务处、研究生院

5.硕士、博士研究生学位论文及学位评审材料。

研究生院

6.招生计划、简章等资料。

学生工作处、研究生院

7.学生就业工作材料、统计数据等资料。

学生工作处、研究生院

8.学科专业建设:包括重点学科、专业的申请、批复材料 ;学科、专业的调整、建设等材料。

发展规划处、研究生院、教务处

9校级以上各类教学奖(含课程类、教材类、教学成果奖等)的获奖材料。

教务处、研究生院

注:以上材料统一由学校信息档案中心保存,电子版应与纸质材料同步归档