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南京理工大学党政档案管理办法(2014年修订)

时间: 2015-04-16  作者:  点击: 47

第一章   

第一条  为了加强学校党政档案工作,实现党政档案的科学管理,充分发挥党政档案在学校各项工作中的作用,根据《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)、《工业和信息化部机关归档文件整理办法》,结合我校实际情况,制定本办法。

第二条 党政档案是指学校党群、行政部门在职能活动中形成的各种会议文件、会议记录及纪要、印发文件、工作计划、总结、年鉴、大事记等文件材料,以及学校接收的上级或有关部门关于学校党群、行政管理方面的发文(函)、批复等文件材料。

第三条  党政档案是学校制定政策、总结经验、日常工作查考的重要依据和凭证。需要归档保管的党政档案包括:(一)各单位移交至档案馆归档保管的党政类文件材料。(二)各单位将具有保存价值且整理后,由本单位专人负责保管的党政类文件材料。

第四条  学校各单位要加强对党政档案工作的领导,将档案工作视为本单位的一项业务建设,纳入议事日程。学校任何单位和个人不得擅自处理或长期积压文件材料。

第二章  文件材料归档范围

第五条  档案馆负责学校各单位在职能活动中形成的,对学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同载体的党政类档案材料的归档工作。

第六条  党政档案的归档范围包括:(一)党群类:主要包括校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要、印发文件;各党群部门的工作计划、总结、印发文件等;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要、印发文件;上级机关和学校关于人事管理、行政管理的文件材料。(三)学校重大活动和重大事项形成的文件材料。例如:重大庆典、突发事件等事项形成的各类文件材料。

第三章 文件材料整理

第七条  文件材料的整理工作是党政档案管理的必要工作,归档材料在移交档案馆前,由归档单位专人负责整理。文件材料移交档案馆后,档案馆要按照馆藏档案标准进行整理。

第八条  凡应归档的文件材料其原稿(定稿)一律采用标准用纸;审签领导不应在稿纸的装订线上批改文件。归档材料不符合要求的,归档单位有关人员应按照归档要求重新整理或者及时补救。

第九条  文件材料以“件”为保管和整理单位,件内文件材料排列顺序要求:批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;正本在前,原稿(定稿)在后,要保持文件完整无缺。文件材料经初步整理后,文件内应逐页编写页号。应归档纸质文件材料中,有文件审签单的,应与文件正本、定稿一并归档。

第十条  党政档案文件材料以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。整理中,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件,同一事件的数份文件为一件。

第十一条  文件材料的整理,要遵循文件材料的自然形成规律,对文件材料进行分类整理,首先要按照保管期限划分为永久、30年、10年三类,案卷(盒)内的文件按序列、事由等集中排列。案卷(盒)装好后,应将一个年度、一个组织机构的案卷(盒)进行系统化排列。案卷(盒)排列应以本单位的分类方案,并结合档案保管期限予以编排,固定位置后,编写顺序号。案卷(盒)排列和编号完成后,编制档案目录。

第十二条  各单位对形成的需要归档文件的整理方式。

(一)本单位代拟文件的,定稿和印件由发出单位归档,代拟单位保存印件;校内单位共同办理的文件,由主办单位负责归档。

(二)凡属跨年度的文件一般放在结束年度整理;跨年度计划放在开始的年度整理;跨年度总结放在最后结束年度整理;年度计划和总结放在针对年度整理。

(三)会议文件由主办单位单独整理,不得和其他文件混合整理。

第十三条 学校各单位对形成的不需要归档文件的整理方式。

()重份文件。由主办单位或业务主管单位保存一份(特别重要的重份文件可多保留一份),其它多余的份数应拣出销毁,要注意留存上面有领导批示或其它承办标记和说明的文件。

()未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿。此类文稿中,如果是重要的、具有查考价值文件的历次草稿应永久保存,其余一般性文稿可以经本单位领导批准直接销毁。

()与本单位或本部门主管业务无关的文件及非隶属单位送来的参考性文件。文件可以留存一段时间再销毁或者经本单位领导批准直接销毁。

()事务性的、临时性的、无查考价值的文件材料。文件可以留存一段时间再销毁或者经本单位领导批准直接销毁。

()内容被包括的文件。拣选时应视其内容是否真正完全被包括,被完全包括的文件经本单位领导批准直接销毁。

()信封。一般机关来往发文的信封均不必保存,但具有特殊意义的作者(如党和国家领导人以及个别知名人物等)的函文,有必要保存函文信封。

()各单位可利用不归档文件的重份文件加以整理,作为文件汇编的选材基础或作为日常借阅使用,以保护档案原件。

第十四条  电子公文承办单位对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档,文件材料的电子版内容应与归档纸质版内容要一致。档案馆应及时将接收的电子公文数据进行物理归档并做好数据备份。

第四章 文件材料归档

第十五条  党政档案的文件材料,一般应于次年六月底前归档至档案馆。全校性重大活动的文件,在活动结束后一个月内归档。对于征集的文件材料和上级有特殊规定的文件材料可随时归档。电子版归档材料应注明使用说明,同时附纸质档案一套。档案馆工作人员应及时对在线归档的电子公文内容进行审核,确保归档材料的真实性和完整性。

第十六条  学校各单位按照职能形成或办理的党政类文件材料,应由专(兼)职档案员负责定期整理,需要归档至档案馆的文件材料应及时移交档案馆;不需要移交档案馆的文件材料,如对本单位的业务工作具备参考价值则由本单位专(兼)职档案员负责归档保管。学校各单位自行归档保存的文件材料,应按照本办法第三章条款内容整理。

第十七条  归档单位整理好归档材料后,可按期或与档案部门约定时间移交文件材料并办理移交手续,移交清单应一式两份。档案馆对归档材料进行审核,对不符合归档要求的材料,归档人员要及时补救或重新整理。档案馆确认移交材料符合归档要求后,交接双方要在移交清单上签字并各自留存一份。

第五章 档案保管与利用

第十八条  整理完毕的党政档案,按年代—问题(事由)分类排列原则,入库上架()排列。文件材料内,如有损坏或字迹模糊、褪变等损坏情况、应及时修补或复制。

第十九条  档案库房内必须设置各类防火、防盗、防虫、防尘、恒温、恒湿及视频监控等设施。档案馆应定期对馆藏党政档案进行检查,发现安全隐患或者事故情况,应及时采取措施处理。设立档案室的单位应配备必要的档案装具及各类设备,专(兼)职档案员应定期检查文件保管状况。

第二十条  借阅、摘抄、复制馆藏党政档案必须办理登记手续,档案原件原则上不得借出,确因工作需要外借时需经本单位领导签字申请。涉密党政档案的利用,按照学校保密规章制度办理审批手续。

第二十一条  档案利用者严禁在文件上填注、涂抹、改字、圈点、划杠、翻印、抽取、拆散、转借或擅自将档案带出档案保管场所。档案归还时,档案管理员要逐张检查清点,确保档案的完整性。

第六章  附 则

第二十二条  本办法具体条款由档案馆负责解释,自发布之日起施行。