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南京理工大学档案管理办法(2014年修订)

时间: 2015-04-16  作者:  点击: 743


第一章     

第一条 为规范我校档案工作,有效地保护、利用和开发学校档案资源,进一步提高档案管理水平,为学校建设特色高水平研究型大学提供优质的档案服务,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号),落实中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发201415号)的精神,修订本办法。

第二条 本办法所称档案,是指学校在教学、科研、管理及其它所有职能活动中直接形成的,对学校(包括师生员工)及社会(包括广大校友)有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作,是维护学校历史真实面貌的一项科学文化事业,是衡量学校管理水平的重要标志。档案工作的建设与发展是学校整体发展的一部分,并具有促进学校其他工作发展的不可替代作用。

第四条 学校档案工作的基本任务是贯彻国家和上级主管部门关于档案工作的政策和法规,实行统一领导、分级管理的原则,确保学校档案的完整、准确、系统、规范,为学校的改革和发展服务。

第五条 建立健全与办学规模相适应的学校档案管理机构,引进和培养档案专业人才,配备与学校发展规模相适应的档案库房,落实发展档案事业所需设备及经费。学校各单位(含机关部处、直属单位、教学科研机构,下同)应当将档案工作与本单位的业务工作同布置、同检查、同总结、同验收。

第二章 管理体制及职责

第六条档案工作委员会是学校档案工作的管理机构。学校档案工作由校长领导,分管档案工作的校领导兼任档案工作委员会主任,协助校长负责学校档案工作。

档案工作委员会的主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案工作的法律法规,制定学校档案工作规划及规章制度;

(二)研究决定学校档案工作发展的重要事项,组织、协调各单位档案工作;

(三)对学校档案工作进行监督、检查、考核与评比。

学校档案工作同时接受上级教育行政部门和上级档案行政部门的业务指导、监督和检查。

第七条 档案馆是学校档案工作委员会的秘书单位,是学校档案工作的管理部门,也是档案业务的指导部门,具有对学校档案工作进行监督、检查、指导、培训的职能。其主要职责是:

(一)贯彻执行学校档案工作委员会决定的重要事项,负责起草制定全校档案管理工作规划,完善和制定学校档案管理工作的规章制度,并监督、检查各二级单位贯彻落实情况;

(二)负责全校专、兼职档案管理人员队伍建设,对学校各单位档案工作人员进行业务指导和培训;

(三)负责对档案归档材料的收集、整理、保管、统计与鉴定,维护学校档案的完整性、系统性与安全性。组织实施档案信息化建设,推进档案资源的数字化,努力做到电子文件与纸质档案同步归档。

(四)做好档案的开放公布和利用服务工作,组织开展档案学术研究和经验交流等活动,编研、出版档案史料;

(五)负责建立健全档案安全责任制,落实档案安全保密的人防、物防、技防相关措施,确保档案安全。

第八条 学校各单位档案工作的职责:

(一)学校档案工作按照学校、各单位(含机关部处、学院、直属单位)两个层面实行二级管理模式。各单位都是学校档案的形成单位与归档单位,应组织、督促、检查本单位有关人员做好各类归档材料的收集、整理、归档工作。

(二)学校各机关单位,有责任将档案工作与本单位的业务工作的布置、检查、总结、验收等环节实施同步管理,在梳理并制定本单位各类档案归档材料的整理与归档的同时,监督、检查、考核在具体业务工作中形成的档案材料形成情况。

(三)各学院是学校教学、科研档案的主要形成单位和归档单位,应按照学校档案工作的要求进行布置和检查。落实对教学、科研档案的归档监督责任,按照学校教学、科研等相关职能部门对有关类别档案的归档范围和时间要求,督促学院有关科室、课题组人员及时归档。

(四)有条件的单位可以建立档案室,档案室受学校业务主管部门领导和学校档案馆的业务指导。校内具有独立法人资格的单位应设立相应的档案室,负责管理本单位形成的具有保存价值的档案材料。

 

 

第三章 档案材料归档及工作机制

第九条 归档的档案材料包括纸质、电子、实物、照()片、录像()带等各种载体形式的材料,不同载体档案材料的收集、整理、归档按照相应载体档案的归档和管理办法进行办理。

第十条 凡在科研、教学及各项管理工作中形成的具有保存价值的档案材料,任何单位和个人不得将应当归档的文件材料据为己有或拒绝归档。

第十一条 各单位在工作活动中形成的不同门类、不同形式、不同载体的档案,按档案归属可分为自身保管的档案和向档案馆移交的档案。对照相应类别档案的归档范围及归档要求,定期或及时向档案馆移交本单位形成的档案,同时对不属于学校档案馆归档范围的档案也要自行妥善保管

第十二条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷制度。有关单位要按照学校档案归档范围和整理规范,将本单位形成的在归档范围内的档案材料收集完整,整理组卷,及时或定期向学校档案馆移交。学校档案馆对各单位的档案立卷工作给予指导。

第十三条 学校的重大建设项目、重要科研成果和贵重设备采购等在验收、鉴定前,必须由档案馆和业务主管部门对项目或成果进行档案验收,凡文件材料未归档或归档质量不符合标准要求的,必须限期改正,否则视同未完成任务,不能进行定型、鉴定、验收、财务结帐及上报成果。

第十四条 文件材料归档范围及归档单位或负责部门:

()党政类:主要包括学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各单位党政部门的工作计划、总结及各类文件;上级机关下发的关于学校党政管理的文件材料。

收集、整理、归档的单位是党政办公室或会议、文件、活动的承办单位。

()学生类(学生人事档案):主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

本科生、研究生的学生人事档案分别由学生工作处、研究生院负责管理。

()教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。具体如教育培养材料、优秀评奖材料、招生、学籍管理、毕业证书存根、学位审批文件等材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(87教办字016)的相关规定执行。

收集、整理、归档的单位是教务处、学生工作处、研究生院等学生教育教学管理单位。

()科研类:主要包括学校在科学研究活动中形成的具有保存价值的文件材料,具体如科研准备、研究实验、总结鉴定、成果获奖、推广应用等五个阶段分别形成的具有保存价值的材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发19876)执行。

收集、整理、归档的单位是科学技术研究院和二级学院。

()基本建设类:主要包括在基建工程设计、工程施工、工程竣工验收、工程改建、工程扩建、工程维修等活动中直接形成的具有保存价值的不同形式、不同载体的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发19884)执行。

收集、整理、归档的单位是基建处或承建工程责任单位。

()仪器设备类:主要包括各种本校自行研制、国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的招投标相关程序资料、全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。各单位自筹资金购置的价值在10万元以下的仪器设备的随机技术文件,由购置单位负责保管。

收集、整理、归档的单位是国有资产与实验室管理处或采购责任单位。

()产品生产类:主要包括本校自行研制、试制产品等产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

收集、整理、归档的单位是科学技术研究院和二级学院。

()出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

收集、整理、归档的单位是出版物的编辑部门。

()外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国(境)考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。

收集、整理、归档的单位是国际交流合作处、国际教育学院。

()财会类:主要包括学校在经济管理过程中产生的会计凭证、会计帐簿和报告等具有保存价值的,并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字199832)执行。

财会档案由财务处及二级核算单位保管、使用两年后移交学校档案馆。

(十一)干部人事类:干部人事档案应归档的材料主要包括履历材料;自传材料;领导干部个人有关事项发生变化的报告表;考察、考核、鉴定材料;经济责任审计结果报告;高中及以上学习阶段学历学位材料;两个月以上的培训材料;职业(任职)资格材料;评聘专业技术职务材料;反映科研学术水平材料;政审材料;更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团及参加工作时间等材料;党、团组织建设工作中形成的材料;表彰奖励及涉法违纪材料;招录、聘用、任免、调动、退休、辞职、辞退、罢免、出国(境)等材料;工资、待遇材料;处理工伤事故、治丧等材料。具体归档范围按中共中央组织部发布的《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发200912号)执行。

干部人事档案由人事处负责管理。

(十二)人物类:主要包括我校知名专家、教授、全国人大代表、全国政协委员、全国劳动模范、全国先进工作者、历任主要校领导、杰出校友等在其学术研究、社会事务、日常生活等活动中形成的各种载体形式的文件材料。

人物类档案以向个人征集、代管为主,由档案馆负责收集、整理、建档。

第十五条 立卷归档按原国家教委办公厅发布的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》(教办字1993429)执行。具体应符合下列要求:

(一)纸质档案材料和电子档案数据同步归档;

(二)归档的档案材料必须是原件,齐全完整,按归档要求整理立卷,确定保管期限,签署手续齐全,做到完整、准确、系统、规范,用纸、用笔、粘贴、装订等都符合档案保护的要求;

如有破损应予以修复并复印,将修复的破损原件附在复印件之后一并归档;

(三)归档的档案材料要遵循其形成规律,保持相互之间的有机联系,区分保存价值,分类组卷。一般的归档一份,重要的应归档副本,分别保存;

(四)归档的档案材料用纸应规范,纸质优良,打印字迹清楚,应用黑色笔书写;

(五)案卷标题简明确切,卷内目录、备考表符合规范要求;

(六)归档的档案材料著录信息符合学校档案管理系统要求;

(七)涉密归档材料应符合保密管理的有关规定。

第十六条 学校档案馆接收档案材料时,首先要检查材料质量,再根据移交清单,与移交人共同核对清点移交,符合要求并核对无误后,交接双方在移交清单(一式两份)上签名或盖章。凡不符合要求的档案材料,归档单位按要求整改后再移交。

第十七条 学校档案馆征集或接受个人捐献其在非职务活动中形成的珍贵档案材料,对捐赠者颁发南京理工大学捐赠证书。

第四章 档案保管

第十八条 学校档案由档案馆或各单位档案室分类保管。在国家需要或列入国家档案馆接收范围时,应按要求提供所需档案的复制件或原件。

第十九条 档案馆根据档案实体分类的有关规定,对馆藏实体档案进行分类、编号、上架,同时做好相应数字档案资源的建设。

第二十条 档案馆应及时研究、改进档案保护技术,及时修补、修复残破档案。建立和健全库房管理制度,采用电子门禁、视频监控、智能控制库房温湿度等先进技术,落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施,确保档案安全。

第二十一条 采用先进的安全保密技术、设备和材料,切实改善档案保管保密条件。加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理,确保不泄密。

第二十二条 档案馆应组织做好档案的鉴定销毁工作。对于保管期限已满的档案,须征得有关部门同意,成立档案鉴定小组,将要销毁的档案编制清册,报学校主管领导审批后予以销毁。销毁档案时应指定专人实施,有关部门派人监销,并在销毁清册上签名。未经鉴定和批准,任何人不得销毁档案。

第二十三条 学校档案馆要建立档案统计、检查制度,定期对档案的收集、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行统计和检查。同时,按国家和江苏省有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第五章 档案利用与公布

第二十四条 学校档案馆应按照国家有关规定向学校和社会公布开放档案,提供档案利用服务。根据档案是否涉密和涉密等级确定不同的利用范围,建立档案利用和审批制度,做好档案的利用效果登记。属下列情况之一者,不对外开放:

 

()涉及国家秘密的;

()涉及专利或者技术秘密的;

()涉及个人隐私的;

()档案形成单位提出限制利用的。

第二十五条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已开放的档案。

境外组织或个人利用开放档案的,应按照国家有关规定,经学校国际交流与合作处及有关部门批准后方可登记利用。

第二十六条 单位和个人利用未开放档案,应根据未开放档案的实际情况,履行相关审批手续。利用一般性未开放档案,应由档案馆负责人批准;利用未公开的科研档案,应经业务主管部门或项目第一完成人同意,必要时报请主管校领导审批;利用涉密档案,按照学校有关保密档案利用规定办理。

第二十七条 学校档案馆一般不提供档案的原件借出服务,如有特殊需要,应经档案馆负责人批准,必要时报请主管校领导审批。

第二十八条 学校档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门,加盖学校档案馆专用章的档案复制件,其法律效力等同于原件。对传统载体档案进行数字化后的档案原件要妥善保管,一般不再提供利用。

第二十九条 档案馆应设立专门的档案阅览室,并编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为档案利用者创造便利条件。

第三十条 各单位和个人利用其所移交或捐赠的档案,档案馆应当优先提供利用;个人寄存在学校档案馆的档案,所有权归寄存者,学校档案馆如需要向社会提供利用,应征得寄存者同意。

第三十一条 档案馆应当积极开展档案编研工作,并采取多种形式开展档案文化的挖掘与传播工作。

第六章 人员队伍及条件保障

第三十二条 学校专职档案工作人员应当认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,具备档案业务知识和相应的科学文化知识,以及现代化管理技能。专职档案工作人员享受学校教学、科研和管理人员的同等待遇,其能力的考核、专业技术职务的评定和晋升,按国家和学校有关规定执行。

第三十三条 各单位应指定一名负责人分管档案工作,对本单位各类档案材料的收集、整理工作进行督促检查。根据本单位档案工作实际设置专兼职档案员,负责档案管理工作,并为其开展档案工作提供必要条件,以保证本单位教学、科研、管理等工作都有完整、准确、系统的档案材料归档保存。各单位专兼职档案员应保持相对稳定,具体职责如下:

(一)     贯彻执行学校档案工作的政策和规定;

(二)     负责参与制订本单位档案工作的规章制度、工作计划,并组织实施;

(三)     参加档案业务培训,并负责本单位各类文件材料的立卷归档工作;

(四)     集中保管本单位的档案,并按有关规定向学校档案馆移交档案。

第三十四条 学校将档案工作所需经费列入学校预算,以保证档案工作的需求。推进档案信息化建设,并纳入学校信息化建设整体规划中。为充分发挥档案信息资源在高水平大学建设过程中的支撑作用,有计划地为档案馆配置必要的软硬件设备。

第三十五条 学校根据发展规模和馆藏档案的增加数量,为档案工作提供或拓展符合现代化档案管理要求和档案文化传播要求的综合性场所,及时增加或更新档案库房内配置的恒温、恒湿、防火、防有害生物等的必要设施。

各单位也应根据本单位档案工作情况,提供相应的档案管理用房和用于保存本单位归档文件的档案装具、设备等。

第七章 奖励与处罚

第三十六条 学校定期对二级单位进行全校性档案工作的检查、考核和评比,并对在档案工作中作出下列贡献或成绩的单位或个人,给予表彰奖励:

()在档案的收集、整理、提供利用工作中作出显著成绩的;

()在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

()在档案史料研究及档案文化传播工作中做出重要贡献的;

()将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的。

第三十七条 对有下列行为之一的档案工作负责人及直接责任人依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

()玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

()擅自提供、抄录、公布档案的;

()涂改、伪造档案的;

()倒卖档案牟利或擅自出卖、赠送、交换档案的;

()将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有或拒绝归档、不按期限移交档案的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第三十八条 在档案的收集、整理、开发利用、保管、现代化管理等工作中,对于违反档案法律法规的单位或个人,取消其年终评优资格,其中违反学校保密管理规定而发生泄密事件的单位或个人,由学校保密部门按照学校保密管理规定进行相应处罚。

第八章 附 

第三十九条 本办法解释权归南京理工大学档案馆。

第四十条 本办法自印发之日起施行,原《南京理工大学档案管理办法》(南理工档2008660号)文件同时废止。